5 Prozesse, die jedes kleine Unternehmen automatisieren sollte
Die effektivsten Automatisierungspotenziale für Unternehmen mit 5-50 Mitarbeitern - mit konkreten Einsparungsbeispielen.
Die versteckten Zeitfresser
In jedem Unternehmen gibt es Aufgaben, die niemand gerne macht — aber die trotzdem erledigt werden müssen. Diese Aufgaben sind oft die besten Kandidaten für Automatisierung.
1. Rechnungsverarbeitung
Das Problem: Rechnungen kommen per E-Mail, Post, manchmal sogar per Fax. Jede muss geöffnet, geprüft, erfasst und abgelegt werden.
Die Lösung: KI-gestützte Dokumentenverarbeitung erkennt Rechnungen automatisch, extrahiert die relevanten Daten und überträgt sie in Ihr Buchhaltungssystem.
Typische Einsparung: 5-10 Stunden pro Woche bei 100+ Rechnungen monatlich
2. E-Mail-Triage
Das Problem: Mitarbeiter verbringen Stunden damit, E-Mails zu sortieren, weiterzuleiten und Standardanfragen zu beantworten.
Die Lösung: Automatische Kategorisierung eingehender E-Mails, intelligente Weiterleitung und Vorlagen-Antworten für häufige Anfragen.
Typische Einsparung: 2-4 Stunden pro Mitarbeiter pro Woche
3. Terminplanung
Das Problem: Das Hin-und-Her bei der Terminfindung kostet Zeit — bei Kunden, Lieferanten und intern.
Die Lösung: Intelligente Buchungssysteme, die Verfügbarkeiten abgleichen und automatisch Termine vorschlagen.
Typische Einsparung: 3-5 Stunden pro Woche für Mitarbeiter mit viel Kundenkontakt
4. Reporting und Berichte
Das Problem: Wöchentliche oder monatliche Berichte werden manuell aus verschiedenen Quellen zusammengestellt.
Die Lösung: Automatische Datensammlung und Berichterstellung aus Ihren bestehenden Systemen.
Typische Einsparung: 4-8 Stunden pro Berichtszyklus
5. Angebotserstellung
Das Problem: Individuelle Angebote erfordern Recherche, Kalkulation und Formatierung — bei jedem einzelnen Auftrag.
Die Lösung: KI-gestützte Angebotsgeneratoren, die auf Basis Ihrer Preislisten und Erfahrungswerte Angebote erstellen.
Typische Einsparung: 20-30 Minuten pro Angebot
Die Rechnung aufmachen
Nehmen wir ein typisches Münchner Unternehmen mit 10 Mitarbeitern:
| Prozess | Stunden/Woche | Stundensatz | Monatliche Kosten |
|---|---|---|---|
| Rechnungen | 8 | 35 EUR | 1.120 EUR |
| E-Mail-Triage | 20 | 35 EUR | 2.800 EUR |
| Termine | 4 | 40 EUR | 640 EUR |
| Reporting | 6 | 45 EUR | 1.080 EUR |
| Angebote | 5 | 50 EUR | 1.000 EUR |
| Gesamt | 43 | 6.640 EUR |
Bei 70% Automatisierungsgrad: 4.648 EUR monatliche Einsparung.
Wo anfangen?
Nicht alles auf einmal. Unsere Empfehlung:
- Wählen Sie einen Prozess mit hohem Zeitaufwand und geringer Komplexität
- Messen Sie den Ist-Zustand für 2-4 Wochen
- Implementieren Sie eine Lösung im kleinen Rahmen
- Messen Sie die Ergebnisse und optimieren Sie
- Skalieren Sie auf weitere Prozesse
Der wichtigste Erfolgsfaktor
Die beste Automatisierung ist die, die Ihre Mitarbeiter akzeptieren. Beziehen Sie Ihr Team von Anfang an ein, erklären Sie die Vorteile, und geben Sie Zeit zur Eingewöhnung.
Automatisierung für Ihr Unternehmen?
In einem kostenlosen Erstgespräch analysieren wir gemeinsam, welche Prozesse in Ihrem Münchner Unternehmen Automatisierungspotenzial haben.
Kostenlose Erstberatung buchen